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Cette formation va vous permettre d’apprendre les bases de l’utilisation de la suite Google Workspace pour échanger et collaborer plus facilement avec vos collègues ! La gestion d’agenda partagé, de vos mails, l’organisation de réunions en visioconférence ou la gestion du Drive n’auront plus de secret pour vous ! Vous allez ainsi pouvoir gagner un temps précieux chaque jour grâce à la maîtrise des outils de la suite Google Workspace. Voici les principales thématiques abordées :
- Présentation de Google Workspace
- Maitriser les concepts clés liés aux outils collaboratifs et identifier leur rôle dans le cadre d’un travail d’équipe :
- Gestion d’un calendrier partagé
- Gestion des tâches
- Amélioration de la communication et coordination au sein de l’équipe
- Optimisation de la production
- Reconnaître et utiliser les fonctionnalités d’une plateforme collaborative :
- Accéder à une plateforme collaborative
- Identifier les caractéristiques de la plateforme
- Gérer les options : paramétrage d’affichage, confidentialité, notifications, langues, accès
- Personnalisation des applications disponibles (ajouter, épingler, désinscrire, désinstaller)
- Ajouter des membres, supprimer des membres, ajouter et supprimer des canaux à une équipe
- Appréhender les conditions d’utilisation :
- Identifier l’usage des données fait par la plateforme collaborative
- Visualiser et comprendre les rapports d’activité
- Utiliser la fonction d’aide
- Vérifier l’état des mises à jour
- Utiliser un agenda partagé :
- Visualiser les événements et les dates dans un calendrier en utilisant les options de visualisation
- Gérer les événements d’un calendrier à l’aide d’options comme : afficher les détails, modifier, supprimer un événement ou une série, utiliser l’assistant de programmation
- Partager, annuler le partage d’un calendrier
- Assurer la gestion des tâches :
- Créer et attribuer une tâche
- Gérer des tâches en utilisant des options comme : la priorité des tâches, la date d’échéance, la durée
- Modifier, supprimer, déplacer une tâche
- Mettre à jour le statut d’une tâche
- Afficher le statut des tâches dans un calendrier des tâches
- Utiliser les outils de conversation :
- Distinguer les modalités de communication synchrone et asynchrone
- Démarrer un « one-to-one », une conversation de groupe en utilisant des communications asynchrones (courriers électroniques, SMS, etc.) ou des communications synchrones (chat, VoIP, vidéo)
- Appliquer les paramètres audios et vidéos appropriés
- Ajouter une pièce jointe, un émoticône à une conversation
- Sauvegarder un message d’une conversation. Ouvrir un message sauvegardé
- Utiliser les outils de réunion :
- Démarrer une réunion instantanée et inviter des participants
- Prévoir une réunion ponctuelle, une réunion récurrente et inviter des participants
- Annuler une réunion, une réunion dans une série
- Répondre à une invitation à une réunion en utilisant des options comme : ajouter un message, accepter, répondre « peut-être », refuser
- Fixer un rappel pour une réunion, un événement
- Participer à une réunion
- Gérer une réunion en tant qu’organisateur en définissant des autorisations, en attribuant des rôles, en mettant fin à une réunion
- Participer à une réunion en utilisant des options comme : activer, désactiver l’audio ou la vidéo, « lever la main », partager l’intégralité du bureau, de la fenêtre
- Donner ou demander le contrôle dans une réunion
- Prendre des notes pendant une réunion
- Consulter les notes après une réunion
- Organiser un webinaire :
- Programmer un webinaire et inviter des participants
- Configurer les options d’accès au webinaire
- Envoyer un lien de participation
- Définir un mot de passe, activer la salle d’attente
- Activer/désactiver le changement de nom
- Gérer les options de chat
- Annuler un webinaire et notifier aux participants
- Participer à un webinaire
- Gérer les paramètres réservés à l’hôte du webinaire : réglages de l’arrière-plan ; mettre en sourdine ou non les participants ; partager une présentation, d’autres ressources
- Terminer un webinaire
- Participer à un webinaire en utilisant des fonctionnalités comme le chat, le Q&R
- Être conscient que les participants doivent être informés si un webinaire est enregistré
- Enregistrer un webinaire, partager l’enregistrement d’un webinaire
- Utiliser les fonctionnalités de stockage et de partage : le drive
- Accéder au drive
- Mettre des fichiers en ligne sur le drive
- Télécharger des fichiers stockés dans le drive
- Partager des documents avec d’autres collaborateurs via des partages de liens et des autorisations accès
- Les différents modes de partage
- Les limites du stockage en ligne (taille fichiers, type fichiers, etc.)
- Créer du contenu en ligne :
- Créer un nouveau document : doc, slide, sheet, forms, etc.
- Donner un titre à ce document
- Travailler à plusieurs sur le même document en même temps (conversation, etc.)
- Travailler ensemble sur un document de manière asynchrone (commentaire, mode suggestion, etc.)
- Accéder à l’historique des versions, visualiser les anciennes versions
- Les fondamentaux de Google Doc :
- Mettre en forme le texte
- Mettre en forme les paragraphes
- Insérer un tableau ou une image
- Mise en page
- Les fondamentaux de Google sheet :
- Les notions de base
- Réaliser des calculs simples
- Insérer un graphique
- Les fondamentaux de Google slide :
- Les notions de bases
- Insérer une image, des formes ou un tableau
- Transitions et animations
- Les fondamentaux de Google Forms :
- Les notions de base
Objectifs de la Formation
- Être à l’aise avec l’outil Google Workspace
- Maîtriser l’utilisation du Drive, de Gmail, de Google Agenda, Google Task
- Être en mesure de créer des documents avec Google Doc, Google Sheets, Google Slides ou Google Forms